czwartek, 30 wrzesień 2010 12:48

Komputeryzacja biurokracji

Napisane przez

Chcąc w dzisiejszych czasach aktywnie uczestniczyć w życiu gospodarczo-społecznym, efektywnie zarządzać państwem, firmą czy urzędem administracji publicznej, należy posiadać odpowiedniej jakości systemy komputerowe. Powszechna jest świadomość koniecznych wydatków na ten cel. Nie jest jednak powszechna wiedza o sposobach wydatkowania pieniędzy podatników, braku strategii komputeryzacji (informatyzacji) kraju, niekompetencji i nieuczciwości dużej części polityków i urzędników oraz bezkarności osób odpowiedzialnych za podejmowane decyzje.

 

Polska komputeryzuje się bez ładu i składu, według nieokreślonych zasad i przez nieformalne grupy polityczno-biznesowe. Podobno 67% wszystkich zamówień dotychczasowej państwowej komputeryzacji otrzymała firma PROKOM i firmy od niej zależne. Istnienie takich układów w strukturach władzy państwowej i samorządowej, oprócz łamania zasad wolnego rynku, skutkuje nieudanymi i przepłacanymi przez państwo systemami komputerowymi: POLTAX, ZUS, PZU, IACS, WYBORY itd. Na rynku ma być konkurencja, a nie monopol! Dzisiaj w każdym urzędzie państwowym czy samorządowym to administracja decyduje o sposobie komputeryzacji swojej działalności. Decyduje nie tylko o tym, jaki sprzęt i jakie systemy komputerowe kupić czy opracować. Przede wszystkim decyduje o wyborze ludzi odpowiadających za komputeryzację państwa (urzędu).
Ludzie przyjmują już jako normalne (tak jak kilometrowe kolejki w PRL), że w wyniku zastosowania nowoczesnej wydajnej techniki wydłuża się czas obsługi interesanta, zwiększa się ilość dodatkowych etatów i biur, a w konsekwencji należy zwiększać wydatki na biurokrację z budżetu państwa (gminy). Jeżeli dzisiejsza komputeryzacja administracji publicznej przynosi tylko straty, trzeba z niej po prostu zrezygnować. Właściciel firmy prywatnej albo rezygnuje z działalności przynoszącej straty, albo natychmiast usuwa powody takiego stanu.

Zarządzanie biurokratyczne
Budowa każdego systemu komputerowego powinna odbywać się według logicznych i zrozumiałych zasad. Są to jednak zasady nie do zaakceptowania dla wielu osób pełniących funkcje publiczne. Komputeryzując urząd administracji publicznej należy więc uwzględnić specyficzne i trudne do skomputeryzowania środowisko. Jest to miejsce gdzie obowiązuje "zarządzanie biurokratyczne", o którym, blisko 100 lat temu, Ludwig von Mises pisał w "Biurokracji": Biurokrata nie zasiada na urzędzie na mocy wyboru dokonanego przez tych, którzy oddają na niego głos, lecz jest wyznaczony na to stanowisko przez innego biurokratę. Uzurpuje sobie spory obszar władzy ustawodawczej. Biura i komisje rządowe wydają dekrety i przepisy przejmując zarządzanie i kierowanie każdą sferą życia obywateli. Kierują nie tylko sprawami, które dotąd leżały w gestii jednostki; nie cofają się nawet przed wydawaniem takich zarządzeń, które praktycznie znoszą obowiązujące i legalnie wprowadzone przepisy.
Nie ma dnia, żeby biurokraci nie przejęli kolejnego obszaru władzy. Nie ulega najmniejszej wątpliwości, że ten biurokratyczny system paraliżuje prowadzenie prywatnych przedsiębiorstw oraz obniża produktywność pracy. Przez bezmyślne wydatki trwoni bogactwo narodu. Jest nieskuteczny i marnotrawny.


Racjonalne zarządzanie przedsięwzięciami informatycznymi
Planując komputeryzację swojej firmy czy też urzędu administracji publicznej możemy wybrać jedną z trzech metod działania (Rafał Cegieła i Andrzej Zalewski, "Racjonalne zarządzanie przedsięwzięciami informatycznymi i systemami komputerowymi"): budować wyłącznie własnymi siłami, zlecić firmie zewnętrznej lub budować siłami własnymi i podwykonawców.
Dla projektów małych najbardziej opłacalne jest powierzenie ich wykonawcy zewnętrznemu, co pozwala uniknąć kosztów związanych z zatrudnianiem dodatkowych pracowników, których umiejętności po realizacji zadania mogą nie być potrzebne. W miarę wzrostu wielkości projektu powierzenie realizacji firmie zewnętrznej staje się coraz mniej opłacalne. Zatrudnieni pracownicy są bowiem wykorzystywani coraz efektywniej. Dzięki temu przy realizacji projektu coraz bardziej opłaca się samemu zatrudnić odpowiednich specjalistów. Od pewnego momentu bardziej opłacalna jest budowa własnego zespołu ludzi, gdyż ponoszone są te same wydatki na zatrudnienie ludzi, a ich praca nie musi zapewnić zysku wykonawcy. Dla dużych projektów, a takim bez wątpienia jest np. komputeryzacja Urzędu Miasta Wrocławia (zatrudniającego około 1700 osób), utrzymanie odpowiedniej liczby specjalistów jest więc opłacalne, gdyż ich umiejętności będą w pełni wykorzystywane. Dla dużych przedsięwzięć koszt budowy systemu przez wykonawcę zewnętrznego jest większy (o zysk wykonawcy) od kosztu samodzielnej realizacji tego samego przedsięwzięcia.
Najczęściej stosowanym przedsięwzięciem jest realizacja "mieszana". Komputeryzując Urząd Miasta, można np. zlecić podwykonawcy instalację sieci teleinformatycznej, wykonanie specjalistycznych czy też jednostkowych aplikacji użytkowych. Nie należy jednak przy tym zapominać, o czym pamięta właściciel firmy prywatnej, że powierzając wykonanie części bądź całości prac firmie zewnętrznej, trzeba się oprzeć na wiarygodnym wykonawcy. Prywatny właściciel firmy pamięta także, że zleceniodawca i wykonawca mają w gruncie rzeczy rozbieżne oczekiwania finansowe ? zleceniodawca chce wydać jak najmniej, uzyskując jak najwięcej, wykonawca zaś pragnie ponieść jak najmniejsze koszty, a uzyskać jak najwięcej. Z tego powodu zleceniodawca, jeśli w grę wchodzą znaczące koszty, nie może zdać się całkowicie na wykonawcę i powinien zatrudnić odpowiednich fachowców reprezentujących jego interesy.

Koszty budowy oraz bezpieczeństwo informatyczne organizacji
Planując przedsięwzięcie informatyczne, należy oszacować koszty przyszłej eksploatacji systemu. Są to wydatki ponoszone na okresowe przeglądy sprzętu, zakup papieru czy tonerów do drukarek, wynagrodzenie osób odpowiedzialnych za utrzymanie ciągłości pracy systemu itp. Koszty te mogą dochodzić do 200% kosztów budowy całego systemu, a więc znacząco wpływać na ocenę opłacalności jego budowy.
Jednym z najważniejszych i najbardziej kosztownych elementów przedsięwzięć informatycznych jest, o czym wielu zapomina, bezpieczeństwo informatyczne. Dotyczy to przede wszystkim dużych organizacji, np. banków czy Urzędów Miejskich. I nie chodzi o standardowe zabezpieczenia: kontrolę dostępu do systemu, szkolenie użytkowników, kontrole danych wejściowych, ochronę przed wirusami, wykonywanie kopii bezpieczeństwa systemu (backup) czy też archiwizowanie danych. Chodzi o podtrzymanie pracy organizacji i odtworzenie systemu w razie awarii oraz zarządzanie zmianami i rozwojem systemu (zmiany w oprogramowaniu wynikające np. ze zmiany przepisów, wymiana sprzętu, dodatkowe funkcje systemu itp.). Obowiązkiem władz państwowych jest posiadanie kompetentnych zespołów informatyków odpowiadających za jakość centralnych systemów komputerowych, przejmujących od wykonawcy pełny merytoryczny nadzór nad bieżącą eksploatacją oraz mogących samodzielnie wprowadzać niezbędne zmiany w tych systemach. Dodatkowe zabezpieczenia należy utworzyć, gdy wykonawcy zapewnia się dostęp do danych istotnych dla bezpieczeństwa kraju czy też danych osobowych obywateli. Państwo nie może uzależniać się od jakichkolwiek układów biznesowo-politycznych. Dotyczy to także władzy samorządowej.

Komputeryzacja biurokracji
Tylko niewielka część urzędników zajmuje się bezpośrednią obsługą interesantów. Większość zajmuje się obsługą różnego rodzaju dokumentów: pism, zarządzeń, rozporządzeń, korespondencji itp. Procentowe i szacunkowe wykorzystanie przez urzędnika czasu na podstawowe czynności związane z jego typowym działaniem, obsługą dokumentów, podaje poniższy wykres:
Wynika więc, że prawie 3/4 czasu pracy typowego biurokraty można by skomputeryzować. Budowa takiego systemu napotyka jednak na wiele trudności:
* brak zainteresowania ze strony biurokracji w podporządkowaniu się regułom postępowania i kontroli ich pracy przez sprawny system komputerowy. Skrócenie czasu obsługi dokumentów, np. o 50%, mogłoby dać podstawy do przeprowadzenia redukcji części urzędników,
* pozycja informatyka w urzędach jest usługowa wobec biurokracji i sprowadza się do działań typu "przynieś, podnieś, pozamiataj". Biurokrata słucha swojego "władcy", a nie informatyka,
* częste zmiany obowiązujących w urzędzie przepisów, zmiana przepisów prawa, postaci dokumentów, procedur postępowania w urzędzie wprowadzanych przez nową ekipę polityków po wygranych przez nich wyborach itp.,
* z każdym dokumentem związane są instrukcje określające postępowanie urzędnika. Biurokraci nie są zainteresowani w likwidowaniu ani upraszczaniu tych procedur,
* wielu biurokratów, szczególnie tych w gremiach kierowniczych z "politycznego" lub "rodzinnego" naboru, nie jest przygotowanychz do samodzielnego opracowania czegokolwiek.
Czy może dziwić, że w wielu urzędach, po wprowadzeniu komputerów, chaos informacyjny nie tylko nie zmalał, ale się zwiększył? Wzrost ilości dokumentów powoduje wydłużenie czasu ich obsługi, a tym samym wydłużenie czasu obsługi interesantów. To z kolei kończy się zwiększeniem liczby urzędników. Nowym urzędnikom należy zapłacić pensję, urządzić biuro, kupić komputer. Czy może dziwić ciągłe zwiększanie podatków?
(?)
Edward Leszczyński
Wyświetlony 4511 razy
Zaloguj się, by skomentować

Wychodząca od 2001 roku
„Opcja na Prawo” to najdłużej ukazujące się pismo
opiniotwórcze o charakterze liberalno-konserwatywnym.

OPCJA NA PRAWO © All Rights Reserved.

Nasza strona używa plików cookies. Jeśli przeglądasz nasze strony równocześnie wyrażasz zgodę na korzystanie z nich.Więcej o naszej polityce prywatności Polityka prywatności. Korzystanie z tej strony wymaga akceptacji plików cookie.